Tietosuojakäytäntö

Frilans Finans Suomi Oy:n tietosuojakäytäntö

Kevytyrittäjiemme ja asiakkaidemme henkilötietojen suoja on aina ollut meille tärkeää. Haluamme, että tunnet rekisteröityneenä käyttäjänä olosi turvalliseksi sen suhteen, miten henkilötietojesi käsitteleminen tapahtuu. Tässä dokumentissa kerromme sinulle, miten keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi, mitä tarkoitusta varten teemme sitä ja kuinka pitkään tietoja säilytetään. Kerromme sinulle myös oikeutesi ja miten voit käyttää niitä.

Rekisterinpitäjä

Frilans Finans Suomi Oy (alempana “Frilans Finans”, “me”), yritystunnus 2824931-8, on rekisterinpitäjä yrityksen sisäisesti käsittelemille henkilötiedoille. Frilans Finans määrittelee käsittelyn tarkoituksen ja tavan, jolla käsittely tapahtuu.

Rekisterinpitäjän ja tietosuojavastaavan yhteystiedot löytyvät tämän tietosuojakäytännön loppuosasta.

Mikä on henkilötieto ja mitä tarkoittaa henkilötietojen käsittely?

Henkilötiedot ovat mitä tahansa tietoja, jotka voidaan suoraan tai epäsuorasti liittää elossa olevaan luonnolliseen henkilöön. Esimerkkejä henkilötiedoista ovat nimi, henkilötunnus, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kuvat ja IP-numero. Henkilötietojen käsittely tarkoittaa henkilötietojen kaikentyyppistä käsittelyä, esimerkiksi keräämistä, rekisteröimistä, tallentamista, lähettämistä ja poistamista.

Mitä henkilötietoja me käsittelemme?

Frilans Finans käsittelee monia erilaisia henkilötietoja, jotka riippuvat siitä, missä ominaisuudessa olet ollut yhteydessä meihin.

Itsensä työllistäjät:

Asiakkaidemme henkilötietojen suoja on aina ollut meille tärkeää. Haluamme, että tunnet rekisteröityneenä käyttäjänä olosi turvalliseksi sen suhteen, miten henkilötietojesi käsitteleminen tapahtuu. Tässä dokumentissa kerromme sinulle, miten keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi, mitä tarkoitusta varten teemme sitä ja kuinka pitkään tietoja säilytetään. Kerromme sinulle myös oikeutesi ja miten voit käyttää niitä.

Asiakkaat ja palveluntarjoajat:

Itsensä työllistäjät:

Miten ja mistä lähteistä tietoja kerätään?

Keräämme tietoja sinusta rekisteröityessäsi kotisivullemme ja luodessasi laskun. Keräämme niitä tietoja, joita itse syötät järjestelmään. Näitä voivat olla nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite ja ammattiarvo. Jos olet tehnyt työsuorituksia sopimusasiakkaamme kautta, keräämme vastaavat tiedot suoraan asiakkaalta. Rekisteröityessäsi käyttäjäksi järjestelmäämme luodaan sinusta samalla lisätietoja, joita ovat esimerkiksi palkkaerittelyt, työntekijänumerosi ja verotiedot. Keräämme myös tietoa sinusta ottaessasi meihin yhteyttä asioissa, jotka liittyvät työsuorituksiesi laskuttamiseen tarjoamamme laskutuspalvelun välityksellä. Näitä ovat esimerkiksi kirjeenvaihtosi, koulutustodistus jne.

Meille itse antamiesi tietojen tai palvelujemme käytöstäsi tai yhteydenotoistasi keräämiemme tietojen lisäksi voimme myös kerätä tietoa niin kutsutulta kolmannelta osapuolelta. Kolmannelta osapuolelta keräämiämme tietoja ovat esimerkiksi julkisesta rekisteristä saadut osoitetiedot.

Keräämme myös tietoja sinusta käyttämällä evästeitä kotisivuillamme.

Mihin käytämme tietoja?

Jotta saisimme käsitellä henkilötietojasi, sen tulee perustua voimassaolevaan lainsäädäntöön ns. lailliseen perustaan nojautuen. Jotta henkilötietojen käsittelymme on laillista, jonkin seuraavista perusteista tulee täyttyä:

Käsittely on välttämätöntä, jotta voimme täyttää sopimuksen ehdot kanssasi.

Käsittely on välttämätöntä, jotta voimme täyttää meille langenneen oikeudellisen velvoitteen.

Käsittely on välttämätöntä, jotta voimme täyttää meille langenneen oikeudellisen velvoitteen.

Käsittely on välttämätöntä Frilans Finansin oikeutettujen intressien toteuttamiseksi ja tämä intressi on painavampi kuin sinun yksilönsuojasi (niin kutsuttu intressien tasapaino).

 

Tarkoitukset

Henkilötietojen kategoriat

Esimerkki henkilötietojen käsittelystä

Jotta voimme tarjota palvelumme, joka mahdollistaa yksityishenkilöille laskuttamisen ilman omaa yritystä.

Nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, henkilökuntanumero, pankkitilin numero, verokortti ja muut verotustiedot, ammattiarvo, koulutustodistus, pätevyystodistus, palkkatiedot, päivärahat/kulut, eläketiedot, vakuutustiedot, sairauspoissaolo, työaika, kirjeenvaihto, valokuva ja muut tiedot, joita tavallisesti esiintyy laskutettaessa työsuoritusten johdosta.

Tunnistus

Ammattipätevyyden valvonta ja riittävän vakuutussuojan varmistaminen.

Palkan ja päivärahan sekä kulukorvausten maksaminen ja hallinnointi, ulosotto.

Laillinen perusta: Sopimuksen täyttäminen ja oikeudellinen velvoite.

Käsittely on välttämätöntä, jotta voimme suorittaa loppuun ja täyttää laskutuspalvelusopimuksemme itsensä työllistäjän kanssa ja hoitaa siihen liittyvän hallinnon. Lisäksi käsittely on välttämätöntä, jotta voimme täyttää meille laskutuspalvelusopimuksen yleisissä ehdoissa yksilöidyt velvoitteet suhteessa itsensä työllistäjään ja kolmanteen osapuoleen.

 

Tarkoitukset

Henkilötietojen kategoriat

Esimerkki henkilötietojen käsittelystä

Voidaksemme täyttää sopimusehdot asiakastamme kohtaan itsensä työllistäjän suorittaman toimeksiannon osalta.

Nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, henkilötunnus, organisaationumero (esim. yksityisen yrityksen numero), kirjeenvaihto, laskutiedot, kiinteistötunnus (esim. kotitalousvähennyksen yhteydessä).

Toimeksiantosopimuksen laatiminen ja allekirjoittaminen.

Laskun hallinnointi ja lähettäminen asiakkaalle suoritetun toimeksiannon johdosta.

Laillinen perusta: Sopimuksen täyttäminen.

Käsittely on välttämätöntä, jotta voimme solmia ja täyttää sopimuksemme asiakkaamme kanssa.

 

Tarkoitukset

Henkilötietojen kategoriat

Esimerkki henkilötietojen käsittelystä

Voidaksemme täyttää oikeudelliset velvoitteemme.

Nimi, osoite, sähköpostiosoite, henkilötunnus, henkilökuntanumero, ammattiarvo, palkkatiedot, päivärahat/kulut, eläketiedot, vakuutustiedot, sairauspoissaolo, työaika ja muut tiedot, joita perinteisesti tulee esiin työsuoritusten yhteydessä.

Selvitys ja raportointi veroista, työnantajamaksuista, arvonlisäverosta jne.

Työajan raportointi vakuutusyhtiölle.

Laillinen perusta: Oikeudellinen velvoite

Käsittely on välttämätöntä, jotta voimme täyttää oikeudelliset velvoitteemme lain tai muun asetuksen, viranomaismääräysten, oikeuden päätöksen, vaatimuksen tai ohjeiden mukaan, jotka koskevat esimerkiksi kirjanpitoa ja veroasioita liittyviä velvoitteita.

 

Tarkoitukset

Henkilötietojen kategoriat

Esimerkki henkilötietojen käsittelystä

Asiakastukitehtävien hoitamiseksi (asiakaspalvelu).

Nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kirjeenvaihto, laskutiedot, sopimustiedot, palkkatiedot, tekniset tiedot tietokoneesta ja selaimesta jne.

Kommunikointi ja kirjeenvaihto itsensä työllistäjien, asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa puhelimitse, sähköpostilla, chatissa tai sosiaalisissa medioissa.

Kyselyihin vastaaminen, reklamaatioasioiden ja erimielisyyksien selvittely, neuvonta, tekninen tuki jne.

Laillinen perusta: Sopimuksen suorittaminen ja oikeutettu intressi.

Käsittely on välttämätöntä, jotta voimme täyttää kevytyrittäjän kanssa tekemämme sopimuksen tai asiakkaan kanssa tekemämme sopimuksen. Lisäksi käsittely on välttämätöntä, jotta voimme tyydyttää oman ja sopimuskumppaniemme intressin ylläpitää hyvää asiakaspalvelua.

 

Tarkoitukset

Henkilötietojen kategoriat

Esimerkki henkilötietojen käsittelystä

Jotta voimme markkinoida palvelujamme suoramarkkinoinnin ja uudelleenmarkkinoinnin avulla.

Nimi, sähköpostiosoite, IP-numero, tietokoneen ja selaimen tekniset tiedot.

Suoramarkkinoinnin lähettäminen sähköpostitse.

Evästeiden käyttö verkkosivullamme vierailtaessa uudelleenmarkkinoimiseksi muilla verkkosivuilla.

Laillinen perusta: Oikeutettu intressi

Käsittely on välttämätöntä, jotta voidaan turvata Frilans Finansin oikeutetun intressin markkinoida nykyisiä tai uusia palveluita ja tiedottaa uusista tapahtumista.

Kenelle voimme jakaa henkilötietojasi?

Tietyssä tapauksessa voimme jakaa henkilötietojasi muille juridisille henkilöille.

Yhtiö, joka kuuluu samaan konserniin kuin Frilans Finans

Koska konsernissamme on tiettyjä konsernin yhteisiä toimintoja, saatamme jakaa henkilötietojasi toiselle saman konsernin yhtiölle.

Muut juridiset henkilöt, jotka ovat itsenäisiä rekisterinpitäjiä

Jaamme henkilötietojasi muiden itsenäisten rekisterinpitäjien kanssa, toisin sanoen yritysten tai viranomaisten kanssa, jotka päättävät itse, miten niille annettuja tietoja käsitellään. Kun henkilötietoja jaetaan muiden itsenäisten rekisterinpitäjien kanssa, voimassa ovat myös niiden tietosuojakäytännöt ja tietojen käsittelyyn liittyvät menettelytavat.

Jaamme henkilötietojasi seuraavien itsenäisten rekisterinpitäjien kanssa:

Valtion viranomaiset, kuten esimerkiksi verohallinto, ulosottovirasto, vakuutusyhtiö, poliisi ja aluehallintovirasto, jos olemme lain mukaan velvollisia tekemään sen täyttääksemme lain mukaiset velvollisuutemme tai epäiltäessä rikosta.

Yritykset tai muut juridiset henkilöt, joille olet suorittanut toimeksiantoja, jotta voimme täyttää sinun kanssasi tekemämme laskutuspalvelusopimuksen ja asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen.

Henkilötietojen käsittelijä

Jotta voimme tarjota palvelumme ja täyttää sitoumuksemme kanssasi tehdyn sopimuksen mukaisesti, jaamme tiettyjä henkilötietojasi yritysten kanssa, jotka auttavat meitä mm. markkinoinnissa, IT-ratkaisuissa, perintäasioissa jne. Nämä yritykset palvelevat meitä henkilötietojen käsittelijöinä, ja teemme niiden kanssa sopimuksen varmistaaksemme, että tietojasi käsitellään ohjeidemme mukaisesti ja siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty.

Palveluntarjoajat kolmannessa maassa

Pyrimme aina säilyttämään käsittelemämme henkilötiedot Euroopan Unionin/ETA:n alueella. Eräät palveluntarjoajistamme toimivat kuitenkin tämän alueen ulkopuolella, niin kutsutussa kolmannessa maassa. Jos siirrämme henkilötietosi kolmanteen maahan, noudatamme asianmukaisia suojatoimenpiteitä varmistaaksemme, että suojataso on sama kuin Euroopan unionin/ETA:n alueella. Esimerkkejä tällaisista suojatoimenpiteistä ovat hyväksytyt käytännesäännöt vastaanottajamaassa, vakiomuotoiset sopimusehdot, sitovat yrityksen sisäiset säännöt ja Privacy Shield.

Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Säilytämme henkilötietojasi niin pitkään kuin on välttämätöntä saavuttaaksemme sen tarkoituksen, jota varten tietoja on kerätty. Tietoja, joita keräämme ja joita syntyy käyttäessäsi palveluitamme käytetään eri tarkoituksiin, mistä syystä niitä myös säilytetään eripituisia aikoja riippuen siitä, mihin tietoja käytetään ja minkälaisia oikeudelliset velvollisuutemme ovat. Aika voi esimerkiksi olla perustua siihen, että voimme täyttää lakisääteiset tallennusajat koskien esimerkiksi kirjanpitoa.

Miten suojelemme henkilötietojasi?

Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia turvallisuustoimenpiteitä varmistaaksemme, että kaikki käsittelemämme tiedot ovat turvassa luvattomalta tai asiattomalta käytöltä sekä myös katoamiselta, tuhoutumiselta tai muulta vahingolta. Henkilötietoihisi on pääsy ainoastaan asianmukaiset luvat järjestelmäämme omaavalla käsittelijällä, ja tietojen käsittely on tiukasti säädelty sisäisessä asiakirjassa.

Oikeutesi rekisteröityneenä käyttäjänä

Rekisteröityneenä käyttäjänä sinulla on lainsäädännön puitteissa joukko oikeuksia liittyen siihen, että käsittelemme henkilötietojasi. Alempana on listattu oikeutesi ja se, mitä ne pitävät sisällään. Asiakirjan lopusta löydät yhteystietomme, joita voit käyttää, jos haluat käyttää oikeuksiasi.

Käsittelemme pyyntösi ilman tarpeetonta viivettä, normaalisti kuukauden sisällä. Ota huomioon, että saatamme tarvita sinulta lisätietoja varmistaaksemme henkilöllisyytesi ja tarkistaaksemme, että pyyntö tulee oikealta henkilöltä.

Oikeus tarkistaa henkilötiedot (rekisteriote)

Sinulla on oikeus pyytää tietoa siitä, mitä henkilötietojasi käsittelemme, eli niin kutsuttu rekisteriote. Rekisteriotetta koskeva pyyntö on tehtävä kirjallisesti, siinä tulee olla allekirjoituksesi ja se tulee postittaa tämän asiakirjan lopussa olevaan osoitteeseen. Rekisteriote lähetetään väestötietojärjestelmässä olevaan osoitteeseesi.

Oikeus oikaisuun

Jos sinuun liitetyt henkilötiedot ovat virheellisiä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua. Sinulla on myös oikeus täydentää sellaisia henkilötietoja, jotka mielestäsi puuttuvat ja jotka ovat oleellisia käsittelyn tarkoitusta ajatellen. Lisäksi sinulla on mahdollisuus päivittää itse tietojasi ollessasi kirjautuneena kotisivullamme.

Jos henkilötietoja oikaistaan pyyntösi perusteella, ilmoitamme oikaisusta niille tahoille, joille olemme antaneet tietoja kuitenkin vain siinä tapauksessa, että tällainen tiedottaminen ei ole mahdotonta tai aiheuta kohtuutonta vaivaa. Lisäksi informoimme sinua pyynnöstäsi niistä tahoista, joille olemme antaneet tietoja.

Oikeus poistamiseen

Sinulla on oikeus pyytää, että meillä olevat henkilötietosi poistetaan. Tietyissä tapauksissa henkilötiedot on poistettava:

jos tietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä kerättiin,

jos käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, ja peruutat suostumuksen,

jos käsittely tapahtuu suoramarkkinointia varten, ja vastustat tällaista käsittelyä,

jos vastustat intressien tasapainoon laillisena perustana pohjautuvaa käsittelyä, eikä ole laillista syytä, joka olisi omaa intressiäsi painavampi,

jos henkilötietojen käsittely on ristiriidassa voimassa olevan lainsäädännön kanssa,

jos poistaminen on välttämätöntä oikeudellisen velvollisuuden täyttämiseksi,

jos henkilötietoja kerätään alle 13-vuotiaasta lapsesta, jonka huoltaja olet, ja kerääminen on tapahtunut tietoyhteiskunnan palveluja tarjottaessa.

Eräät oikeudelliset velvollisuudet saattavat estää meitä poistamasta tiettyjä henkilötietoja. Nämä velvollisuudet voivat perustua esimerkiksi kirjanpitolainsäädäntöön, verolainsäädäntöön tai kuluttajansuojalainsäädäntöön. Saattaa myös olla, että käsittely on välttämätöntä, jotta voimme selvittää, toteuttaa tai puolustaa oikeudellisia vaatimuksia.

Jos henkilötietoja poistetaan pyyntösi perusteella, ilmoitamme poistamisesta niille tahoille, joille olemme antaneet tietoja kuitenkin vain siinä tapauksessa, että tällainen tiedottaminen ei ole mahdotonta tai aiheuta kohtuutonta vaivaa. Lisäksi informoimme sinua pyynnöstäsi niistä tahoista, joille olemme antaneet tietoja.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla on joissain tapauksissa oikeus pyytää, että rajoitamme henkilötietojen käsittelyä. Tämä tarkoittaa, että merkittyjä tietoja käytetään vain tiettyyn, rajattuun tarkoitukseen.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen koskee mm. sitä, jos olet pyytänyt henkilötietojesi oikaisua. Tässä tapauksessa voit myös pyytää, että henkilötietojen käsittelyämme rajoitetaan, kunnes henkilötietojen oikeellisuus on selvitetty. Voit myös käyttää oikeutta, jos vastustat intressien tasapainoon laillisena perustana pohjautuvaa käsittelyä ja haluat, että käsittelyä rajoitetaan selvitettäessä sitä, kenen laillinen syy on painavin.

Jos henkilötietoja rajoitetaan pyyntösi perusteella, ilmoitamme rajaamisesta niille tahoille, joille olemme antaneet tietoja kuitenkin vain siinä tapauksessa, että tällainen tiedottaminen ei ole mahdotonta tai aiheuta kohtuutonta vaivaa. Lisäksi informoimme sinua pyynnöstäsi niistä tahoista, joille olemme antaneet tietoja.

Oikeus vastalauseen esittämiseen

Sinulla on oikeus esittää vastalause koskien henkilötietojen käsittelyä, jota teemme intressien tasapainon avulla. Vastalauseen jälkeen jatkamme käsittelyä vain, jos voimme osoittaa henkilötietojen käsittelyyn olevan pakottava laillinen syy, joka on painavampi kuin sinun intressisi. Voimme myös jatkaa tietojen käsittelyä selvittääksemme, käyttääksemme tai puolustaaksemme oikeudellisia vaatimuksia.

Jos henkilötietojasi käsitellään suoramarkkinointia varten, sinulla on aina milloin tahansa oikeus esittää vastalause käsittelyn johdosta. Suoramarkkinoinnilla tarkoitetaan kaikentyyppisiä markkinointitoimenpiteitä esimerkiksi postin, sähköpostin ja tekstiviestien välityksellä. Jos esität vastalauseen suoramarkkinoinnin johdosta, lopetamme henkilötietojesi käsittelyn tähän tarkoitukseen.

Data portability -oikeus

Jos olet antanut meille henkilötietojasi, sinulla on tietyin edellytyksin oikeus saada nämä tiedot käytettäväksi toiselle rekisterinpitäjälle. Jotta voisit käyttää data portability -oikeutta, pyyntösi tulee kohdistua sellaisiin tietoihin, joita olet itse antanut meille ja joita käsittelemme suostumuksellasi tai sopimusehtojen täyttämiseksi. Data portability -oikeus ei siis koske sellaisia henkilötietoja, joita käsitellään intressien tasapainon tai oikeudellisen velvoitteen perusteella.

Reklamaatio

Jos katsot, että henkilötietojesi käyttö on ristiriidassa voimassa olevan lainsäädännön kanssa, sinulla on oikeus tehdä reklamaatio Frilans Finansille tai tietosuojaviranomaiselle.

Tietosuojakäytännön muuttaminen

Frilans Finans pidättää itsellään oikeuden tarvittaessa muuttaa ja päivittää tietosuojakäytäntöä. Tietosuojakäytännön viimeisin versio löytyy aina kotisivultamme. Jos muutoksilla on keskeinen merkitys henkilötietojen käsittelyllemme, saat kevytyrittäjänä siitä tiedon sähköpostitse hyvissä ajoin ennen kuin päivitys tulee voimaan.

Evästeistä

Eväste on pieni kirjaimista ja numeroista koostuva tekstitiedosto, joka tallentuu selaimeesi tai laitteellesi vieraillessasi verkkosivullamme www.frilansfinans.fi. Evästeitä käytetään käyttäjäkokemuksesi parantamiseen ja sen analysoimiseen, miten käytät palveluamme. Käytämme lisäksi evästeitä voidaksemme kohdentaa sinulle markkinointia.

Jos haluat lukea lisää evästeistä ja siitä, kuinka käytämme niitä, löydät lisätietoa kotisivultamme www.frilansfinans.fi sekä tietosuojavaltuutetun toimiston kotisivulta https://tietosuoja.fi/etusivu.

Rekisterinpitäjän ja tietosuojavastaavan yhteystiedot

Rekisterinpitäjä:

Frilans Finans Suomi Oy
PL 176
00101 Helsinki

Organisaationumero: 2824931-8

Puhelinnumero: +358 400 719 299

Sähköpostiosoite: info@frilansfinans.fi

Tietosuojavastaava:

Tietosuojavastaavamme (data protection officer) valvoo sitä, että noudatamme voimassa olevaa lainsäädäntöä ja käsittelemme henkilötietojasi oikein. Jos haluat ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaamme, pyydämme sinua lähettämään sähköpostia osoitteeseen dpo@frilansfinans.se.